金贵银业自主设计与研发的无纸化办公系统,以信息化助推工业化

金贵银业自主设计与研发的无纸化办公系统,以信息化助推工业化

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      2017年4月份,金贵银业正式成立信息管理部,并承载着金贵银业信息化助力工业化的使命,为解决公司迅猛发展的业务需求,实现公司全国各地集约化管理,规范业务流程;因此,公司提出了“无纸化”办公理念,所有的业务流程、审批、请示、业务合同等全部以互联网模式创新为突破口,在借助移动APP软件的平台上,充分依托自身信息技术力量,成功实现了公司总部、金和矿业、俊龙矿业、综合回收厂、科技产业园互联网办公,实现了业务信息化、办公移动化、审批终端化、数据集成化、流程自动化、通知实时化、会议远程化、合同数据化,极大地推动了公司的办公效率与办事效率,为实现公司全球化的战略,做到“白银帝国、百年企业” 奠定了坚实的基础。


      “绿色工作,协同创造价值”,要实现公司“高速度、高质量发展”的战略目标,信息化跃入了金贵银业管理层的视线。在2014年,公司就开始着手进行公司的信息化建设工作,先后也实施了一些应用系统。随着近几年信息化改革深入,一系列问题摆在新形势面前:如何把金贵银业总部信息与其它各分子公司信息化建设有机结合起来?如何通过应用系统使信息实现电子化传输,取消传真和纸质邮递报送信息?如何实现总部办公与各分子公司办公自动化,实现总部办公统一平台和信息共享,提高公司办公业务效率而降低成本呢?经过三个月的研发与测试,具有金贵特色的移动OA系统孕育而生,并成功在公司总部测试上线,现经过三个月的完善与测试,移动OA系统已经成功的在总部与各分子公司部署与运用。

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郴州市金贵银业股份有限公司无纸化办公系统

无纸化办公系统各单位使用情况

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无纸化办公系统主要功能模块

一、流程自定义系统
OA自定义流程指的就是用户可对流程进行自定义的操作,流程按照用户的需求来进行流转,比如现在企业中有一项工作任务,经理审批完成后,其要将这些任务交由下级员工来完成,而在此公司中,能完成此项工作任务的人有很多个,那这时这项任务的工作流程是流向谁那里就得由经理来自定义操作了,这个过程也就叫做OA自定义流程操作。

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二、审批管理系统
工作流审批是将我们日常办公过程中最常用的业务,如发文申请、收文、用章申请、请示、报告、发货、资金审批等业务审批过程,通过系统来实现。我们能够按照各单位实际的业务流程,来配置系统中工作流的表单和流程权限,从而使工作流满足业务需求。

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三、协同办公系统
协同创造价值,协同办公就是系统内的每个人,都可以发起协同,可以是一个函、文件、知会性通知或临时性任务,都可以通过协同功能,发起协同,并要求协同内人员一起办公,真正享受协同办公的价值。

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四、公文管理系统
无纸化办公系统建立了公文收文、发文管理流程,实现了网上、移动终端收文、发文、阅文的无缝管理模式。同时也建立党建发文系统,打通了党建发文的发布通道。

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五、合同评审系统
经过两个月的奋斗,信息管理部实现了所有的格式合同模板的无纸化,实现率达到了100%;同时考虑到其它自定义合同评审业务需求,我们在原来的基础上增加了自定义合同评审(公文版)、自定义合同评审(表单版),从而实现了公司所有的业务合同网上并行评审,极大地节约了公司成本,提高了合同评审效率。

 

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六、在线派车系统
车辆管理部多次对信息管理部提出要求,希望结合现代管理模式,对车辆管理进行一次变革,因此信息管理部了解到车管部的需求后,单独开发了一套车辆管理系统,实现所有车辆线上管理,并结合互联网模式,实现派车、用车、服务评价、驾驶员管理、维修、里程、费用网上一体化。极大提高了用车、派车效率,也得到了车辆管理部的高度评价。

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七、会议管理系统
建立会议管理系统,所发布的会议通知,通过手机端、网页端、电脑端三位一体的及时推送,确保会议通知准时送达,对接收者的动态也进行了终端控制,实现了会议通知及时性。

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会议发布后,通过该系统可以很清楚看到哪些参会人已经接到了会议通知,哪些参会人进行了回执,哪些参会人待定,哪些参会人已看但没有回复,该系统的使用提高了会议通知的到达率。

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八、目标管理系统
传统的项目任务跟踪管理,都是项目成员在下班前每天汇报工作完全进度,之后项目负责人通过excel手动进行汇总,但是金贵银业的无纸化办公系统(OA)新增加目标管理模块,其完全打破传统目标跟踪法,项目成员自行在OA上汇报工作进度以及工作计划,OA自动进行统计并且项目所有成员都可以直接在OA上看到项目完成进度,并完成进度以图形化形式自动报送分管领导。智能化的管理模式让目标管理变得如此简单。

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九、手写签章系统
手写签章功能为用户提供一个在审批工作流过程中,将自己的手写签名带出在审批表单签字位置的功能。用户手写签章有三重认证(1、用户登录账号和密码;2、用户手写签章的用章密码;3、用户的手写签名与用户的手机一对一绑定),任何其中一项不符合将无法正常使用签章,因此有手写签章的业务审批有较高的可信度与安全度。

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十、致信软件客户端
致信客户端采用支持超大规模并发的Erlang语言设计,可以部署在Windows或Linux系统。客户端支持PC、移动设备和Web三种方式,通过局域网、互联网等方式接入服务端三端统一的沟通交流,沟通交流功能包括单人和群组交流,支持文字、图片、文件和截图等操作在线和离线消息、文件个人资料卡片消息记录PC端、移动端和WEB端消息实时同步支持消息集成的消息中心集成协同消息。协同消息实时推送到致信客户端,不登录协同就可以实时接收和查看协同消息。支持消息全部和分类查看,消息关注、暂留、忽略和移除,提供消息即时弹出提醒和协同消息历史查看,支持第三方应用消息集成后的展现,致信客户端软件就如同一个在线QQ聊天软件一样,可以把聊天、工作、娱乐集于一体,公司所有流程、审批、通知、消息、寻呼一网打尽。

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十一、工作微信
工作微信即顾名思义就是一种即时聊天软件,可以建立群,也可以单独与一个人聊,集成与微信一样的群聊功能,可以实现文件上传、图片拍照、语音对讲,以及文件传输,是一种架设在自己企业内部的微信,保证核心文件的安全性,防止员工随意分享机密文件。

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十二、移动APP客户端
如果只能电脑上办公,那已经OUT了,要实现移动办公、随时随地办公这才是无纸化办公的最高境界。为此,金贵无纸化办公系统集成了移动APP,在安卓手机或苹果手机只要安装一个APP,瞬间让你实现掌上办公,进入万物互联时代。移动办公app拥有考勤、流程管理、业务审批、合同评审、公文管理、工作汇报、日程管理、客户管理、任务分配、即时通讯、企业云盘、通讯录、智能定位、通知公告管理、会议安排、行为绩效、工作微信等等功能,这些都是企业平时使用率较高的,能提高企业运转效率的,移动APP的对接真正意义实现了随时随地办公的理念。

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十三、大秀(朋友圈)
一提到微信朋友圈,可以说无人不知、无人不晓,朋友圈的宣传与推广能力实在是太强大;为此,在无纸化办公系统里,金贵OA系统集成了朋友圈,主要是用于员工之间的交流与互动,快速传递公司文化、传播正能量,在办公之余,分享个人点滴,营造快乐工作的氛围。

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十四、知识社区系统
知识社区为用户提供一个共享知识及文件资料的网络存储空间。用户可以按照组织范围、人员以及角色进行共享,用户所共享的文件能够在电脑端、手机端随时查看,是企业积累知识经验的有效方式。

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十六、手机定位考勤
考勤是很多单位内部管理的重要方式之一,手机考勤就是采用GPS定位的方式,将定位点设置为公司500米的范围,员工考勤时只有在此范围的考勤,才能被系统识别,否则一律视为无效考勤,这样的考勤方式极大提高了考勤的效率,实现了精确、数字化考勤的模式。

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十六、企业通讯录
通讯录为各单位提供了一个能够按照范围、人员、角色共享通讯信息的功能,由管理员统一维护,有权限查看的用户在手机APP中以及PC电脑端都可以查看。

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十七、在线调查
在线调查功能可以实现自定义设计调查样本,全员覆盖、智能数据采集、智能结果分析,数据分析以多种模式(图形化、柱状图、表格化)展示,只要设置调查起始时间,调查结束时间,即可智能完成在线调查,所有结果无须人工干预,结果与数据实时呈现。

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十八、董事长预约系统
实现了董事长日程的合理安排,各时间节点与流程更加明确,做到了日程安排一目了然。

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十九、无纸化考试
无纸化考试系统主要用于公司培训评估、员工试用考核、员工绩效评估、员工晋升考核、转正考核、文化理念考核等等各种运行场景。

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二十、质检分析报告系统
按照质检部的需求,将质检分析报告单通过OA业务流的形式,实现流程审批、自动按权限分发、逐级报审,并增强监督、审批管理,加入风险预防机制,实现质检报送的安全性与稳定性。

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二十一、企业邮箱服务器系统
在公司内部搭建了一个企业级的邮箱,主要目的是增强企业识别率,企业邮箱是以jgmail命名的,体现出企业的形象,其次,平台是搭建在公司服务器上的无须任何费用,不受人数限制,完全免费,完全自定义。企业邮件内容的保密且所有文件都存储到公司的服务器上,实现存储隔离。
企业邮箱系统自运行以来,已陆续收到了430位同事的开通邮箱申请,发送邮件3000余封,邮箱附件达到20G左右,企业邮箱的使用实现公司保密资料的隔离,防止了重要资料的流失。

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二十二、行为绩效系统
行为绩效就是指系统内每个员工与工作职责、工作任务相关的绩效。比如,某统计员的工作职责之一是每月30日前完成当月的生产统计,那么“按时完成生产统计”就是一个行为指标,我们也可以把它看作是对职责(任务)执行情况的一个评价。所以每个人在OA办公过程中所花费的时间、参与协调率、贡献率都会换算成行为绩效,并每个月自动报送给本人。

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二十三、时间安排系统
基于月、周、日的日历视图,把安排到每一天的具体时间点,让每一天的时间都充分利用;同时借助于多终端的消息提醒,避免事项的遗漏。甚至您也可以把个人非工作事项也安排进来,完全是属于自己的全时间管理。

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二十四、报表分析系统
报表分析主要用于对各种业务流程、审批、请示、合同、公文进行统计、查询、分析,目前提供柱状图、椭圆图、表格等形式进行展示。

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二十五、博客管理
每个注册用户都可以建立个人博客主页,在个人博客下,可以分享个人心情,心灵感悟以及经验分享等等,可以帮助员工快速推广与转播,个人博客平台实现员工之间的互动与交流。

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二十六、文档库管理
文档库管理支持外网和内网访问。数字文档作为企业的宝贵数字财产,会根据不同的授权等级部署在不同的网络场景中,针对移动办公、异地办公,把文档库设置成外网;针对保密性质更高,访问群体的工作场所固定的,就设置成内网访问,这样就实现分级、分权限管理,确保文件资料的安全。文档库系统支持pdf、psd、txt、rar、jpg、bmp、avi、mov、mpg、mp3、doc、docx、ppt、pptx、xls、xlsx等多种办公文档、图片、视频、音乐的在线查看。

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二十七、公告通知管理
公告通知查看提供PC浏览器端、PC办公致信端、企业微信端以及钉钉端的最新公告通知、已读公告通知的查看与检索。电脑PC浏览器与PC办公致信端还支持WORD、PDF、EXCEL文档格式附件的在线阅读。

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